Drie tips om onnodige frustratie en kosten te voorkomen bij software koppelingen.
Twee systemen koppelen
Regelmatig worden bij wij betrokken bij het koppelen van twee systemen. Meestal gaat het in deze opdrachten om een ERP of Boekhoudsysteem (hierna ERP) en een webshop. Orders moeten direct vanaf de shop naar het ERP gestuurd worden voor de administratieve afhandeling en producten moeten vanuit het ERP naar de webshop. Simpel zou je zeggen, toch?
Vaak merken wij echter dat dit nogal wat voeten in aarde kan hebben. Het ERP is op een bepaalde manier ingericht en wordt beheert door leverancier A. De webshop is later aangekocht en wordt geleverd door leverancier B. Wat wij vaak genoeg zien is dat A en B niet met elkaar communiceren alvorens er een shop gekocht wordt bij leverancier B, met alle gevolgen van dien.
Ook de communicatie tussen beiden verloopt niet altijd goed, of leveranciers denken tot aan de deur van hun systeem en trekken hun handen terug zodra de data hun systeem heeft verlaten. Ergens logisch, maar de klant is hier vaak niet bij geholpen.
Het gevolg? Frustratie en meer kosten voor maatwerk of uren.
Voorkom onnodige frustraties en kosten!
“Aan onze kant werkt het, de fout ligt bij jullie…”
Koppelingen tussen ERP en webshop kunnen heel gemakkelijk zijn, maar specifieke inrichting in beide systemen kan ervoor zorgen dat de koppeling een stuk ingewikkelder wordt of beter uitgedacht dient te worden voordat je in zee gaat met een specifieke partij. Helaas hebben wij al eens gezien dat projecten stilgelegd werden of dat er een flink stuk maatwerk te pas moest komen voor de koppelingen tussen beide systemen. Dit zorgt voor een extra kostenpost die uiteindelijk betaald moet worden door de klant.
Tegenwoordig zien we steeds vaker dat een stuk software (standaard dan wel maatwerk) onderdeel is van een veel grotere ketting van verschillende software partijen bij de klant. Dan is het toch eigenlijk vreemd dat we niet bekijken of een oplossing wel in dit geheel past? We vinden het dus heel normaal dat een leverancier een systeem verkoopt waarvan zij eigenlijk niet kunnen zeggen dat het werkt.
Nog vervelender is het als je als klant zijnde hier de dupe van wordt en uiteindelijk duurder uit bent dan je zou willen. Nog belangrijker is het dat jouw ‘experts’ of leverancier A en B met elkaar praten. We hebben een legio aan voorbeelden waarin dit niet gebeurde en het opzetten, testen en live plaatsen van een koppeling lastiger bleek dan vooraf gedacht.
Een voorbeeld.
Zo hadden we een leverancier die webshops bouwde en het niet voor elkaar kreeg om artikelen in maatbogen op hun shop te krijgen. Wat bleek? De product structuur in het ERP systeem was niet op die manier opgebouwd. Er was in het ERP niet te herleiden welke artikelen bij elkaar hoorde. Toen wij dit aangaven bij de ERP expert gaf diegene aan niets aan de inrichting te kunnen (en willen) veranderen. Dat zou een te grote impact hebben op de huidige business en als zij de wijzigingen zouden gaan instellen, dan ging dat de uiteindelijke eindklant veel tijd (en geld) kosten. Vooraf was dit niet besproken.
Tip 1: Laat de experts met elkaar praten
Laat jouw experts of software leveranciers met elkaar praten over het project. Wat kan er allemaal? Wat niet? Wat behoeft extra maatwerk? Wat is de impact? Zij zijn jouw experts en je hebt hen nodig om het geheel werkend te krijgen. Dan is het niet logisch als je hier zelf tussen gaan zitten. Je mag ook verwachten dat zij de kennis hebben om samen de mogelijke moeilijkheidsgraad van het project te bepalen.
Tip 2: Vraag naar een inrichtingsdocument
Vraag hen vervolgens dit te verwerken in een inrichtingsdocument of scope. Hierin wordt onder andere planning, teamvorming, deadlines en risico’s beschreven. Laat hier de betrokken partijen desnoods akkoord op geven.
Tip 3: Stel een vergaderritme op voor het project
Plan een (twee)wekelijkse meeting in om de voortgang van het project te bespreken en laat een voortgangsrapportage opstellen. Bij die meeting horen alle project betrokkenen te zitten en op de voortgangsrapportage dient iedereen akkoord te geven. Zo blijven alle neuzen dezelfde kant op staan.
Als laatste, vraag vooraf hoe beide partijen om willen gaan met extra kosten. Software koppelingen zijn niet altijd een ‘piece of cake’. En het kan uiteraard altijd voorkomen dat het project langer duurt dan gehoopt. Met bovenstaande tips kun je in ieder geval al een hoop vooraf ondervangen. Voorkomen is ook hier beter dan genezen.
Heb je een extra set aan handen (of ogen) nodig voor de koppeling tussen twee systemen? Onze proces experts helpen je graag verder. Van het enkel opstellen van een scope tot het volledig ontzorgen in het project van A – Z. Je kunt gemakkelijk een call met ons inplannen om jouw uitdaging te bespreken.
Liever zelf aan de slag met kant-en-klare documenten? Je vindt handige voorbeelden van een project checklist & scope document in onze community. Community members kunnen deze gratis downloaden en gebruiken voor hun eigen projecten. Je vindt de Weprocess Community hier!
