Excel versus CRM: een ongelijke strijd?
Ken je de uitdrukking ‘What got you here, won’t get you there’? Marshall Goldsmith schreef er een boek over: hoe succesvolle mensen nóg succesvoller kunnen worden. Vaak is verandering nodig om het succes van je bedrijf te behouden of naar het volgende niveau te tillen. Misschien ben je op dit moment succesvol met Excel en heb je zelfs wat geld bespaard...
Geld dat je echter direct weer verliest door inefficiënt te werk te gaan. Excel wordt te vaak gebruikt voor klantmanagement, facturatie en het creëren van artikellijsten. En zelfs ‘s werelds beste spreadsheet komt tekort op die gebieden in vergelijking met gespecialiseerde CRM-software. Wij leggen je uit waarom.
Waarom wordt Excel gebruikt als CRM-tool?
Startende bedrijven met (op dat moment) weinig klantrelaties gebruiken vaak Excel om het klantenbestand bij te houden. Begrijpelijk, want Excel biedt een paar voordelen:
- Het is gemakkelijk in gebruik.
- De meeste mensen kunnen ermee werken.
- Alle data zit in één spreadsheet.
Toch duurt het niet lang voordat je tegen de beperkingen van het programma aanloopt. Excel wordt niet voor niets spottend ‘‘s werelds slechtste CRM-tool’ genoemd. Het is er simpelweg niet voor gemaakt. Je kunt klantinformatie of contactgegevens gemakkelijk in Excel zetten, maar veel meer kun je niet. Wie zijn je klanten? Wat weet je nog meer over hen? Hoeveel zijn ze waard voor je bedrijf? Die informatie helpt je beter te reageren op de behoeften van je klanten en betere verkoopresultaten te behalen. Informatie die in Excel ontbreekt.
CRM in Excel: hoe werkt het?
Excel biedt een aantal standaardsjablonen die je kunt gebruiken om je klantgegevens te beheren. Denk bijvoorbeeld aan de templates ‘klantcontactpersonen’ of ‘telefoongesprek tracker’. Ook kun je, soms tegen betaling, een uitgebreider template downloaden. Zo is er een communicatielogboek om de datum van het laatste contact, vervolgacties, de datum van het volgende contact en de status van de lead bij te houden. Heb je specifieke wensen voor je template? Dan kun je er ook voor kiezen om een eigen template te maken of te laten ontwikkelen door een externe partij.
Dat klinkt allemaal mooi… Toch blijkt Excel als CRM-tool in de praktijk meer nadelen dan voordelen te hebben.
Makkelijker, efficiënter en minder foutgevoelig.
Kim Vervloessem, mede-eigenaar van Cockheyt Biopools, bespaart met het CRM-systeem Teamleader Focus veel tijd. Voorheen gebruikte zij daarvoor altijd Excel. Maar dit bleek tijdrovend en foutgevoelig:
"Voordat we Teamleader in huis haalden, maakte ik veel Excel-bestandjes. Heel veel Excel-bestandjes. Ik maakte eindeloos kopietjes van die bestanden naar Word en PDF, ik werd er echt gek van. Met Teamleader bespaar ik heel veel tijd omdat ik veel minder handmatig moet doen. Bovendien is Teamleader minder foutgevoelig. In een Excel-bestandje kan je per ongeluk iets verbergen in de lijst, wat dan later voor problemen kan zorgen. Met Teamleader gebeurt dat niet."
- Kim Vervloessem, Mede-eigenaar van Cockheyt Biopools
Wat zijn de nadelen van Excel als CRM-tool?
Als je bedrijf groeit, zal je klantenbestand waarschijnlijk ook groeien. Je zult dan merken dat het gebruik van Excel meerdere nadelen met zich meebrengt. Wij geven je vier redenen waarom Excel écht niet toereikend is als CRM-tool:
- Handmatig data invoeren: Excel kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden, maar je moet alles handmatig doen. Alle gegevens die je in het spreadsheet wilt opslaan, moeten daar door jou of je collega’s ingezet worden. Daarbij heeft Excel heel weinig integratiemogelijkheden voor andere tools. Agenda’s, boekhouding, facturatie… dat moet allemaal apart worden bijgewerkt. Alleen al het invoeren en updaten van klantinformatie wordt zo een tijdrovende klus en is ook nog eens vatbaar voor menselijke fouten.
- Zonde van de tijd: Je contacten beheren in Excel is niet het enige dat tijd kost. Als je je verkoopresultaten in handige statistieken wilt visualiseren, moet je zelf aan de slag: de juiste data selecteren, rijen en kolommen creëren, een grafiek tekenen en een format selecteren – liever een lijngrafiek of cirkeldiagram? Als je facturen in Excel maakt, weet je al dat je dit met de hand moet doen – zonder enige manier waarop je dit proces kunt automatiseren. Daar gaat kostbare tijd in zitten. En ook jij weet dat handmatige klusjes eerder fout gaan of vergeten worden dan een geautomatiseerd proces.
- Geen real-time samenwerking: De opties om samen te werken in Excel zijn redelijk beperkt. Je kunt Excel-bestanden met elkaar delen, maar real-time samenwerking? Onmogelijk. Excel biedt niet de mogelijkheid om met meerdere gebruikers tegelijkertijd te werken in hetzelfde spreadsheet. Dan heb je nog het onhandige Microsoft Excel Online en het beperkte Google Sheets (minder features, laadt langzamer, moeilijker op te maken en uit te printen). Met andere woorden: als je snel een bestand nodig hebt waar één van je collega’s op dat moment aan werkt, moet je op je beurt wachten. Of je creëert een kopie, maar dan moet je de bestanden achteraf weer samenvoegen. Kan best, maar snel en praktisch is het absoluut niet.
- Beperkte schaalbaarheid: Als je bedrijf groeit en klantrelaties zich ontwikkelen, is een Excel-sheet al snel ontoereikend. Bijvoorbeeld: Excel zegt je niets over mogelijke upsell-kansen voor een bepaalde klant, of wanneer je iemand zou moeten bellen.
Nog niet helemaal overtuigd van de voordelen van een crm-systeem(opent in een nieuw venster)? Wij hebben een lijst opgesteld met duidelijke nadelen van Excel en hoe een online crm(opent in een nieuw venster) die kan verhelpen.
| Excel | Crm |
| Tijdverlies door zoektocht naar het juiste bestand met de juiste data. | De juiste data ligt op ieder moment, waar je ook bent, voor je klaar. |
| Onmogelijk om bijlagen te bewaren (facturen, e-mails, brieven, offertes) bij een specifiek contact. | Documenten kunnen automatisch gelinkt worden aan de contactpersoon. |
| Data of bestanden kunnen verloren gaan als je die niet lokaal opslaat. | Data en bestanden worden in de cloud bewaard: sneller en veiliger dan een lokale kluis. |
| Gebruikers kunnen een Excel sheet niet tegelijkertijd openen, tenzij je die uploadt op bijvoorbeeld Google Drive. | Alle afdelingen van je bedrijf kunnen nauw samenwerken en bijhouden wie wat doet. |
| Het is onmogelijk om de relatie tussen gegevens te beheren of te analyseren. | Data wordt automatisch met elkaar gelinkt. |
| Geen duidelijke workflow. | Heldere stand van zaken voor iedere deal en project. |
| Cijfers invoeren en formules maken is zowel moeilijk als tijdrovend. | Gemakkelijk overzicht van je bedrijfsactiviteiten dankzij automatische statistieken. |
| Het gevaar dat een formule wordt aangetast door jou of een collega. | Automatische statistieken met vaste velden minimaliseren de kans op fouten.
|
Wanneer is het tijd om over te stappen naar gespecialiseerde crm-software?
Het antwoord is eigenlijk: direct. Waarom wachten tot je tegen de nadelen van Excel aanloopt voordat je overstapt naar crm-software? Een goed begin is het halve werk… Crm-software zoals Teamleader Focus is schaalbaar en groeit mee. Dat maakt Teamleader Focus juist ook geschikt als crm voor kleine bedrijven(opent in een nieuw venster). Zo evolueer je van een eenmanszaak gemakkelijk naar een meerkoppig bedrijf en verder. Zónder dat je tussentijds allerlei softwarematige wijzigingen hoeft te maken voor je crm.
De kosten hoeven je daarbij niet tegen te houden. Teamleader Focus biedt verschillende pakketten zodat je alleen betaalt voor wat je gebruikt. Zo betaal je nooit te veel. Daarbij blijkt uit onze data dat ons crm-systeem zichzelf terugbetaalt: bedrijven die Teamleader Focus gebruiken verkopen 23% sneller en 35% meer(opent in een nieuw venster).(opent in een nieuw venster) Dus waarom nog kansen laten liggen door vast te houden aan Excel?
