Blog

In 6 stappen jouw bedrijfsprocessen helder in kaart brengen

1. Formuleer een helder doel

Voordat je processen in kaart brengt, is het belangrijk om te weten waarom je dit doet. Wat wil je bereiken? Denk aan tijd besparen, fouten minimaliseren, betere samenwerking of het voorbereiden van automatisering.

Vraag jezelf af:

• Welke processen zijn nu het minst efficiënt?
• Waar ontstaan vertragingen of fouten?
• Welke taken kunnen mogelijk digitaal worden ondersteund?

Een duidelijk doel geeft richting aan het proces en helpt je om relevante inzichten te verzamelen.

2. Verzamel input uit de praktijk

Om een compleet beeld te krijgen, moet je begrijpen hoe processen op de werkvloer écht verlopen. Betrek medewerkers die dagelijks met de processen werken en combineer hun input met data-analyse.

Hoe pak je dit aan?

• Interview medewerkers over hun ervaringen en uitdagingen.
• Observeer processen in de praktijk en noteer verbeterpunten.
• Analyseer data over doorlooptijden, fouten en kosten.

Met deze input krijg je niet alleen inzicht in de stappen, maar ook in de impact van verbeteringen.

3. Maak processen visueel

Een visuele weergave van je processen helpt om snel overzicht te krijgen. Gebruik tools zoals flowcharts, procesmodellen of BPM-software om je workflows in kaart te brengen.

Zo doe je dat:

• Breng iedere stap in het proces in kaart, inclusief beslispunten.
• Voeg verantwoordelijkheden toe (wie doet wat?).
• Identificeer afhankelijkheden tussen stappen.

Een visuele weergave maakt het eenvoudiger om verbeterpunten en inefficiënties te ontdekken.

4. Analyseer knelpunten en verbeterkansen

Nu je processen visueel hebt gemaakt, is het tijd om te analyseren waar je verbeteringen kunt doorvoeren. Stel jezelf kritische vragen zoals:

• Zijn er onnodige of dubbele stappen?
• Waar ontstaan de meeste vertragingen?
• Welke stappen zijn geschikt voor digitalisering of automatisering?

Gebruik methodieken zoals LEAN om verspilling te elimineren of een bottleneck-analyse om de grootste obstakels op te lossen.

5. Digitaliseer en automatiseer

Als je knelpunten hebt geïdentificeerd, kun je digitale tools en automatisering inzetten om processen te verbeteren. Dit kan variëren van kleine aanpassingen tot grootschalige digitaliseringstrajecten.

Voorbeelden van oplossingen:

• Workflowtools voor het digitaliseren van goedkeuringsprocessen.
• Automatiseringsplatformen zoals Zapier of Power Automate.
• ERP-systemen voor integratie en overzicht van bedrijfsprocessen.

Het automatiseren van repetitieve taken bespaart tijd, vermindert fouten en geeft je team de ruimte om zich te focussen op belangrijkere zaken.

6. Monitor en blijf verbeteren

Digitalisering is geen eenmalige stap, maar een continu proces. Zorg dat je processen regelmatig evalueert en waar nodig bijstuurt.

Handige tips:

• Stel KPI’s op om de prestaties van processen te meten.
• Gebruik dashboards om real-time inzicht te houden.
• Verzamel feedback van medewerkers over nieuwe workflows.

Door regelmatig te monitoren, blijf je processen optimaliseren en kun je je digitale strategie verbeteren.

Digitalisering begint bij inzicht

Het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen is de basis voor een goede digitaliseringsstrategie. Het geeft je de handvatten om knelpunten op te lossen, automatisering in te zetten en je organisatie wendbaarder te maken.

Wil je weten welke digitale tools of experts het beste bij jouw organisatie passen? We helpen je graag verder!