Waarom gebruik je een RACI-matrix?
RACI-matrix:
De RACI-matrix is een matrix die gehanteerd wordt om de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een project of lijnwerkzaamheden betrokken zijn weer te geven.
Binnen een organisatie zijn taken en verantwoordelijkheden niet altijd duidelijk belegd tijdens een project. De gevolgen ervan kunnen groot zijn. Bijvoorbeeld dat er langs elkaar heen gewerkt wordt, doordat men tegengesteld of juist dubbelop werkt. Anderzijds kunnen taken blijven liggen omdat niemand zich er verantwoordelijk voor voelt. Dan is de kans groot dat er vroeger of later frustraties of problemen ontstaan. Een RACI helpt je dan met het creëren van het overzicht van “wie doet wat?”.
Vier rollen: Responsible, Accountable, Consulted, Informed:
Vier rollen: Responsible, Accountable, Consulted, Informed
Bij een RACI is het gebruikelijk om ‘rollen’ te benoemen en geen individuele personen. Een rol is een set aan taken en activiteiten die in een bepaalde positie vervuld moeten worden. Deze rol wordt gegeven aan een medewerker die deze taken en activiteiten kan vervullen. Rollen kunnen eventueel worden overgedragen aan iemand anders. RACI is het acroniem voor de vier rollen die het onderscheidt:
- ‘Responsible’ is degene die het werk uitvoert.
- ‘Accountable’ is degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering en hier beslissingen over neemt.
- ‘Consulted’ is degene die wordt geraadpleegd alvorens een bepaalde taak wordt uitgevoerd.
- ‘Informed’ is degene die wordt geïnformeerd, bijvoorbeeld over de voortgang van zaken.
Als er duidelijkheid is over wat er wordt verwacht van de medewerkers in de verschillende rollen, creëert dit veel overzicht. Is er een probleem of moet er iets geregeld worden, dan is gauw duidelijk waar je moet zijn. Hierdoor zijn organisaties in staat om sneller beslissingen te nemen en actie te ondernemen.
RACI binnen een organisatie
Het vorige voorbeeld is eenvoudig en klein. Een RACI kan echter ook een stuk groter worden, bijvoorbeeld bij grotere organisaties. Daarin is er vaak sprake van complexe processen, meerdere afdelingen en stakeholders. In dat geval zal de RACI waarschijnlijk nog relevanter zijn, want het gevaar van langs elkaar heen werken is dan vele malen groter. Na het opstellen en het invullen van een RACI, kan worden gestuurd op de inzichten die de RACI biedt. Enkele voorbeelden daarvan zijn:
- Per taak is er 1 ‘A’ nodig. Niet meer (geen twee kapiteins op een schip) en niet minder (geen eigenaarschap betekent dat taken geen prioriteit krijgen).
- Te weinig of geen R’s bij een bepaalde taak, betekent dat die taak niet afkomt. Te veel R’s kan leiden tot verwarring of inefficiëntie.
- Indien er bij een taak veel C’s zijn voor een bepaalde taak, zou het wel eens kunnen zijn dat het een heel stroperig proces is. Immers mogen veel mensen zich bemoeien met deze taak.
- Te weinig C’s of I’s kan erop duiden (te) weinig mensen betrokken zijn bij deze taak en dat er mogelijk beter of meer gecommuniceerd moet worden.
Een goed uitgewerkte RACI-matrix is niet alleen een instrument voor structuur, maar ook een krachtige tool voor het bereiken van succes in projecten en organisatorische processen. Het bevordert heldere communicatie, verantwoordelijkheid en efficiëntie, wat essentieel is voor het soepel laten verlopen van taken en het behalen van doelen.
